מנהיגות בשטח ובשגרה: המסע של איתן שלייפר, סמנכ"ל וראש חטיבת לוגיסטיקה ותשתיות- בלב מערכת הבריאות הישראלית

בתוך המערך המורכב והחיוני של מערכת הבריאות בישראל, יש מי שמבטיח שהכל ינוע כמו שצריך – מהציוד הרפואי והתרופות, דרך בינוי ותשתיות מתקדמות ועד שירותים לוגיסטיים בקנה מידה עצום. איתן שלייפר, סמנכ"ל וראש חטיבת לוגיסטיקה ותשתיות ב"כללית" – ארגון הבריאות המתקדם והגדול בישראל המעניק שירותים רפואיים כבר מעל ל – 114 שנים, הוא האיש שמאחורי הקלעים של תפעול עצום בקהילה ובבתי החולים. עם ניסיון רב, ראייה מערכתית רחבה ואמונה עמוקה באנשים שמובילים את העשייה, הוא מספר לנו על אתגרי הניהול וקבלת החלטות בזמן אמת.

מה הוביל אותך לניהול ב"כללית"?

בראשית דרכי המקצועית עבדתי במגזר העיסקי בארגונים קטנים וזריזים ולמען האמת נרתעתי מלנהל בארגונים גדולים רק עם כניסתי ל"כללית" והחשיפה שלי לעולם הבריאות הבנתי ששם מקומי במערכת גדולה שמתנהלת על גדר ההפרדה בין הציבורי לפרטי ובין הרגש לעסקים. מצד אחד הארגון האזרחי הגדול בישראל ומצד שני הכי אישי ואנושי שיש.

כיצד התחיל המסע שלך בעולם הניהול "בכללית"?

הדרך שלי "בכללית" התחילה בשנת 1998 במקרה. כמו מערכת יחסים שלא מתחילה באהבה ממבט ראשון, אלא במשהו קטן, שקט, שהולך ומתחזק. הייתי בעל עסק ובמקביל הרציתי במקרו כלכלה. חבר הציע לי לבוא ל"כללית" כי שם ״עושים עסקים בגדול״. הסתרתי את זה מהחבר'ה כי זה נשמע כמו "לשכת המס והבולים". אבל עד מהרה – התאהבתי. התחלתי במגוון תפקידי ניהול בתחומי מערכות מידע, מוקדי שירות, רכש ובילינג.

בשנת 2003 התקשר אליי מנכ"ל כללית דאז, שאל אודות האנגלית שלי ואמר שיש אמריקאי נחמד שרוצה לראיין אותי. ככה הכרתי את ארווין שניידר המנוח שעל שמו מרכז שניידר לרפואת ילדים והגעתי להיות המנהל האדמיניסרטיבי שם. מי שעובד/עבד בבית החולים הזה יודע – זה לא רק מקום עבודה, זה מקום שנכנס לך ללב ותמיד ישאר חלק ממך. עד היום, כשמישהו אומר שיש דבר "דחוף היסטרי", אני יודע שדחוף זה ילד ששוכב במיון עם מדדים נמוכים.

לאחר ארבע שנים חזרתי לעולם הרכש, הפעם כראש האגף שאמון על רכש הטכנולוגיות הרפואיות, הציוד הרפואי המתכלה, מאבחנים וראגנטים למעבדות והציוד הכללי, בהיקף של כ-3 מליארד ש״ח בשנה. בתום הקדנציה מוניתי כמנכ"ל ש.ל.ה – חברה בת של הכללית, המעסיקה כ- 5,000 עובדים ומאגדת את רשת מרפאות כללית סמייל, אסתטיקה ורפואה משלימה. בתום שמונה שנים מלאות אתגר וסיפוק התמניתי לתפקיד ראש מנהל הספקה של כללית ובשנתיים האחרונות אני משמש כסמנכ"ל וראש חטיבת לוגיסטיקה ותשתיות של כללית. חטיבה מדהימה שמתכללת מנעד רחב של תחומים מקצועיים: רכש תרופות ליותר ממחצית מתושבי ישראל, רכש טכנולוגיות קצה וציוד רפואי, כל פרויקטיי התשתיות והבינוי, עולם  המעבדות, נגישות, קיימות, תחבורה, דת וכשרות ועוד. חטיבה עם ידע מקצועי והון אנושי שמביאים ליכולות מטורפות שעמדו למבחן בתקופת הקורונה ובמלחמה.

הזכרת את המלחמה – מהו האתגר הגדול ביותר שהתמודדת איתו כסמנכ"ל לוגיסטיקה ותשתיות בתקופה זו?  

בבוקר ה-7 לאוקטובר 2023 התעוררנו לכאוס חסר תקדים, האר"ן הגדול ביותר כתוצאה מטרור בבית חולים יחיד התרחש במרכז רפואי סורוקה של "כללית". המושג ״לשנות מצב צבירה״ קבל משמעות אחרת במלחמת "חרבות ברזל". בשלושת הימים הראשונים הצוותים בחזית מערכת הבריאות עבדו ללא הפסקה ומבחינת ציוד רפואי ותרופות לא היו חוסרים! לא היה מצב שאיש צוות שעסק בהצלת חיים הושיט יד למדף והפריט אותו תר לא היה בנמצא.

בעסק שלנו יש אפס טולרנטיות למחסור. כהרף עין הכתה בנו ההכרה שעולם שרשראות ההספקה יושפע באופן דרמטי, ישיר ומיידי. הבנו שעלינו להתגייס לאלתר בעצימות מאוד גבוהה ללא מרווח לטעויות והחלטנו לא להמתין להנחיות אלא פעול במיידי.

על בסיס שלושת ימי המלחמה הראשונים בסורוקה בנינו את רשימת הציוד הנדרש, יצרנו קשר עם ספקים והעלנו רמות מלאי במרלוגי״ם בבתי החולים, הפצנו רשימת מיקוד לפריטים מהמזרח שתנועת האוניות נעצרה, איתרנו חלופות בפריטים קריטיים (כמו טיפול נמרץ), אבל גם במוצרים לכאורה בנאליים (כמו מזון וציוד מגן).

אבל זו לא היתה הזירה היחידה – מנהל ההספקה המשיך בתוכנית ההספקות (תרופות וציוד) גם תחת אש, העברנו מחלקות בבתי חולים מצפון ועד דרום לאתרים מוגנים, הוספנו מאגרי סולר מיים וחמצן, הצבנו מיגוניות, סייענו בהקמת מרפאות מפונים ורכש ריהוט, עמודי אינפוזיה, עגלות החייאה, גלילי חמצן, תיקי אר״ן  לרופאים ולאחיות שהוכנו במיוחד עם הציוד הנדרש (כפי שהצוותים הרפואיים הגדירו) וגם רכש חדש שמעולם לא נעשה – קסדות ואפודי מגן.

אין ספק שאנשי הצדיקו את האמירה "לוגיסטיקה מנצחת מלחמות".

מגיפה, מלחמה… איך אפשר לדעתך להיערך לדבר הבא?

עם מגיפה ומלחמה – לצערנו אנחנו יודעים איך להתמודד. רכשנו את הניסיון, צברנו ידע, כתבנו נהלים כמו כל ארגון שהתמודד עם משבר. במבחן השנים האחרונות בכל עת עשוי לפקוד אותנו ברבור שחור, שיהיה שונה ואחר מכל מה שהכרנו קודם ואנחנו צריכים להיות ערוכים למציאות המשתנה לנגד עיננו, למעבר ממצב שגרה מובנית ותהליכית למצב של פעולה מיידית. להאיץ מ – 0 ל – 200. השאלה איך עושים את ההאצה הזאת?

היה לי פעם מרצה ב- הארוורד בשם Tim O'Brien. באחד מהשיעורים צייר לנו עיגול שקרא לו "רחבת הריקודים". רחבת הריקודים היא זירת ההתרחשות היום יומית שלנו בעבודה. רחבה צפופה, עמוסה, אינטנסיבית וגדושה. מעל הרחבה צייר מרפסת. לדברי אובריין לפעמים צריך לצאת אל המרפסת ולהסתכל על ההתרחשות מלמעלה – קוראים לזה "הכוח להאט".

כדי לשרוד את הדבר הבא אנחנו צריכים דווקא להאט, להתבונן מלמעלה, להסתכל מה עבד יותר ומה פחות ולטפח את השריר הזה, את התרבות הארגונית שתאפשר לנו להיפרד מהרגלים קודמים ולבצע שינויים מהירים ולהסתגל למציאות חדשה.

מה עומד בבסיס ההצלחות שלך כמנהל?

ניהול הוא אף פעם לא סיפור של אדם אחד – הוא תמיד תוצאה של חיבורים, של עבודת צוות, של מקצועיות יוצאת דופן בסביבה המאפשרת אמון הדדי. לכן אני לא רואה בהצלחות משהו אישי. בבסיס ההצלחות עומדות השותפויות עם אותם אנשים שנמצאים איתי על "רחבת הריקודים". קשרים אנושיים והבנת הצרכים של השותפים ״על הרחבה״ שמניעים אותנו קדימה ומיצרים חיבורים חדשים שמובילים להישגים משותפים. כדי להצליח במשימה לא די באדם/ מחלקה/ אגף אחד – מוכשרים ככל שיהיו. בארגון מולטידיסציפלינרי עם הרבה שותפים רק ״ביחד״ זה מצליח.

איך אתה רואה את תפקיד החדשנות ב"כללית"?

חדשנות מבחינתי היא ״דרך חיים״ ניהולית שהיא הכרח קיומי במיוחד בארגון דינאמי, גדול ומורכב כמו "כללית". היא מאפשרת לנו לייעל תהליכים, לפתוח צווארי בקבוק, למנוע בזבוז משאבים ולחזק את השרשרת התפעולית. אולם לא רק באמצעות תקציבים נוספים, בינה מלאכותית ופתרונות אוטומציה, אלא בעיקר באמצעות פרשנות שונה, סקרנות, הקשבה לשטח וחשיבה מערכתית מחוץ לקופסא.

חדשנות  היא קודם כל דרך חשיבה. היכולת לזהות את שורש הבעיה, לשאול שאלות ולפעול אחרת, גם במחיר של טעות, גם בתוך מגבלות הרגולציה הפנימית והחיצונית, הן מה שהופכות מערך תפעולי למנוע אמיתי של שינוי וצמיחה.

איזה מסר יש לך לצעירים השוקלים קריירה בתחום הניהול?

במילה אחת: אמון. אמון ביכולות של האנשים שסביבך, ביכולת שלהם לחשוב, ליזום, לטעות ולצמוח. וגם האמון בעצמך – להעז, לנסות, לחדש ולא לפחד להיכשל.

יש משפט של מייקל ג'ורדן: "אני מסוגל לקבל כישלון, כל אחד נכשל במשהו, אבל אני לא מוכן לא לנסות". בעולם הניהול, הנכונות לנסות – ולא לקפוא על השמרים – היא שמובילה לצמיחה אמיתית. אל תפחדו מהדרך – תאמינו בה, תאמינו בעצמכם, תאמינו באנשים ותעבירו את זה הלאה.